De deadline voor het deponeren van een jaarrekening bij de Kamer van Koophandel (KvK) is 31 december van het jaar volgend op het boekjaar. Voor de jaarrekening over boekjaar 2025 geldt dus 31 december 2026 als uiterste datum. Daarnaast geldt dat de jaarrekening binnen 8 dagen na vaststelling door de aandeelhoudersvergadering bij de KvK moet worden gedeponeerd — welke termijn het eerst verstrijkt, is bepalend. Wie te laat deponeert, loopt het risico op persoonlijke aansprakelijkheid bij een eventueel faillissement.
Te late deponering vergroot je persoonlijke aansprakelijkheid meer dan je denkt
Veel ondernemers zien de deponeringsplicht als een formaliteit, maar de juridische gevolgen zijn concreet en serieus. Wanneer een B.V. (besloten vennootschap) failliet gaat en de jaarrekening niet op tijd is gedeponeerd bij de KvK, geldt dit wettelijk als bewijs van onbehoorlijk bestuur. Dat betekent dat bestuurders persoonlijk aansprakelijk kunnen worden gesteld voor het volledige faillissementstekort van de B.V.
De oplossing is praktisch: zorg dat de jaarrekening tijdig wordt opgesteld, vastgesteld én gedeponeerd, en leg de verantwoordelijkheidsverdeling duidelijk vast in je administratie. Een gemiste deadline is achteraf niet te herstellen als er financiële problemen ontstaan.
Een jaarrekening die fouten bevat kost je meer tijd dan je bespaart door hem snel op te stellen
De druk om jaarrekeningen snel te verwerken leidt regelmatig tot fouten in kruisverbanden, zoals een lening zonder bijbehorende rentelasten of een activering die net onder of boven de drempel valt. Die fouten worden pas ontdekt bij de eindreview, wat extra correctieronden, tijdverlies en stress oplevert. Een gestructureerde check vóór de eindreview voorkomt dat dezelfde fouten steeds terugkomen. Wil je direct weten of jouw jaarrekening klopt? Laat hem gratis checken via AI Checks en ontvang een volledig rapport op 62 checkpunten.
Wat is de wettelijke deadline voor het deponeren van een jaarrekening?
De wettelijke deadline voor het deponeren van een jaarrekening bij de KvK is 31 december van het jaar volgend op het boekjaar. Daarnaast geldt dat de jaarrekening binnen 8 dagen na vaststelling door de aandeelhoudersvergadering bij de KvK moet worden gedeponeerd. Welke van de twee termijnen het eerst verstrijkt, is bepalend. Er geldt geen automatische boete bij te late deponering, maar de aansprakelijkheidsrisico’s bij een faillissement zijn aanzienlijk.
Deze termijn is vastgelegd in Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Voor een standaard boekjaar dat loopt van 1 januari tot 31 december, heb je dus tot en met 31 december van het volgende jaar de tijd. De jaarrekening moet dan al zijn opgesteld, beoordeeld en vastgesteld voordat je kunt deponeren.
Let op: de verplichting om te deponeren geldt voor vrijwel alle B.V.’s, ongeacht of ze actief zijn of niet. Zelfs een slapende B.V. is verplicht om jaarlijks een jaarrekening te deponeren bij de KvK.
Wanneer moet een B.V. de jaarrekening 2025 deponeren?
Een B.V. moet de jaarrekening over boekjaar 2025 uiterlijk op 31 december 2026 deponeren bij de KvK. Als de aandeelhoudersvergadering de jaarrekening eerder vaststelt, geldt de 8-dagenregel: deponeer dan binnen 8 dagen na die vaststelling, ook als de uiterste datum van 31 december 2026 nog niet is bereikt.
In de praktijk ziet de tijdlijn er voor een standaard boekjaar als volgt uit:
- Opstellen van de jaarrekening door de administrateur of accountant, doorgaans in de eerste helft van 2026
- Vaststelling door de aandeelhoudersvergadering, uiterlijk binnen de termijn die de statuten of de wet voorschrijven
- Deponering bij de KvK binnen 8 dagen na vaststelling, maar altijd vóór 31 december 2026
Kleine B.V.’s mogen een verkorte jaarrekening deponeren. Dat houdt in dat zij alleen de balans en de toelichting hoeven te publiceren, en niet de volledige winst-en-verliesrekening. Dit maakt het deponeringsproces overzichtelijker, maar ontslaat de onderneming niet van de verplichting om intern een volledige jaarrekening op te stellen.
Wat zijn de gevolgen van te laat deponeren bij de KvK?
Te laat deponeren levert geen automatische boete op, maar de gevolgen kunnen bij een faillissement ernstig zijn. Wanneer de jaarrekening van een B.V. niet op tijd is gedeponeerd bij de KvK, geldt dit wettelijk als bewijs van onbehoorlijk bestuur. Bestuurders kunnen dan persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor het volledige faillissementstekort van de B.V. — ook als zij zelf niet frauduleus hebben gehandeld.
Dit is een belangrijk onderscheid: de KvK stuurt geen boete als je te laat bent. Maar zodra er financiële problemen ontstaan en een curator de boeken onderzoekt, is een ontbrekende of te laat gedeponeerde jaarrekening een van de eerste dingen die opvalt. De bewijslast verschuift dan naar de bestuurder, die moet aantonen dat de te late deponering geen verband houdt met het faillissement.
Naast aansprakelijkheidsrisico’s kan een ontbrekende deponering ook reputatieschade opleveren. Zakelijke relaties, banken en potentiële investeerders kunnen de KvK-registratie raadplegen. Een ontbrekende jaarrekening in het Handelsregister wekt geen vertrouwen.
Geldt er een uitstelregeling voor de jaarrekening in 2026?
Er geldt in 2026 geen algemene uitstelregeling voor het deponeren van jaarrekeningen bij de KvK. De reguliere wettelijke termijn van 31 december is van toepassing. Bijzondere omstandigheden kunnen in specifieke gevallen tot een aangepaste termijn leiden, maar dat is een uitzondering, geen regel.
Tijdens de coronajaren golden tijdelijk verlengde termijnen, maar die regelingen zijn niet verlengd en zijn niet meer van toepassing. Ondernemers die denken dat er automatisch uitstel geldt, lopen het risico de deadline te missen. Houd de reguliere termijn aan en plan het opstellen en vaststellen van de jaarrekening ruim op tijd in.
Wil je de volledige administratieve dienstverlening uitbesteden zodat termijnen nooit meer een probleem zijn? Dan is het verstandig om tijdig een afspraak te maken, zeker rondom drukke periodes in het jaar.
Hoe werkt het deponeren van een jaarrekening bij de KvK?
Een jaarrekening deponeer je digitaal via het online portaal van de KvK, met behulp van eHerkenning. Je uploadt de jaarrekening als PDF, vult de benodigde gegevens in en bevestigt de deponering. De KvK registreert de deponeringsdatum en maakt de jaarrekening openbaar in het Handelsregister.
De inhoud en omvang van de te deponeren jaarrekening zijn afhankelijk van de bedrijfsklasse waarin de onderneming valt. Een onderneming valt in een bepaalde klasse als zij twee jaar achter elkaar voldoet aan minimaal twee van de drie kenmerken voor die klasse: balanstotaal, netto-omzet en het aantal werknemers. De correcte grenswaarden zijn:
- Micro: balanstotaal minder dan € 450.000 / netto-omzet minder dan € 900.000 / minder dan 10 werknemers
- Klein: balanstotaal € 450.000–€ 7,5 miljoen / netto-omzet € 900.000–€ 15 miljoen / 10–50 werknemers
- Middelgroot: balanstotaal € 7,5–€ 25 miljoen / netto-omzet € 15–€ 50 miljoen / 50–250 werknemers
- Groot: balanstotaal meer dan € 25 miljoen / netto-omzet meer dan € 50 miljoen / meer dan 250 werknemers
Kleine en micro-B.V.’s mogen een verkorte jaarrekening deponeren, bestaande uit de balans en de toelichting. Middelgrote en grote B.V.’s zijn verplicht een uitgebreidere jaarrekening te publiceren, inclusief de winst-en-verliesrekening. Een accountantsverklaring is verplicht voor middelgrote en grote rechtspersonen; voor micro- en kleine ondernemingen geldt deze verplichting niet.
Jaarrekening versus fiscale aangifte
Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen de jaarrekening en de fiscale aangifte. De deponering bij de KvK betreft de jaarrekening, opgesteld op basis van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek en de Nederlandse verslaggevingsstandaarden (NL GAAP). De fiscale aangifte vennootschapsbelasting bij de Belastingdienst is een afzonderlijke verplichting met eigen regels en eigen deadlines. Dit zijn twee aparte verplichtingen die niet door elkaar gehaald mogen worden.
Het deponeringsproces stap voor stap
- Stel de jaarrekening op conform de geldende richtlijnen (voor kleine B.V.’s: RJ-richtlijnen)
- Laat de jaarrekening vaststellen door de aandeelhoudersvergadering
- Log in op het portaal van de KvK met eHerkenning
- Upload de jaarrekening en vul de vereiste gegevens in
- Bevestig de deponering en bewaar de bevestiging
Via automatisering van de administratie kun je dit proces stroomlijnen, zodat documenten tijdig klaarstaan en de deponering niet op het laatste moment hoeft te gebeuren.
Wie is verantwoordelijk voor het deponeren van de jaarrekening?
De bestuurder van de B.V. is wettelijk verantwoordelijk voor het tijdig deponeren van de jaarrekening bij de KvK. Deze verantwoordelijkheid kan niet worden overgedragen aan een accountant of administratiekantoor. Het uitbesteden van de uitvoering is mogelijk, maar de eindverantwoordelijkheid blijft altijd bij de bestuurder.
In de praktijk verzorgt een administratiekantoor of accountant het opstellen van de jaarrekening en kan ook het technische deponeringsproces begeleiden of uitvoeren namens de bestuurder. Maar de bestuurder blijft de partij die wettelijk aanspreekbaar is als de deponering uitblijft of te laat plaatsvindt.
Dit maakt het extra belangrijk om goede afspraken te maken met je administrateur over wie wat doet en wanneer. Leg deze afspraken schriftelijk vast, zodat er geen onduidelijkheid bestaat over verantwoordelijkheden rondom de jaarafsluiting.
Hoe FIT Administraties helpt met jouw jaarrekening en deponering
Bij FIT Administraties zorgen we ervoor dat jouw jaarrekening op tijd klaarstaat, correct is opgesteld en zonder gedoe wordt gedeponeerd bij de KvK. We werken met geautomatiseerde processen zodat termijnen niet worden gemist en fouten vroeg worden gesignaleerd. Dit is wat we voor je doen:
- Opstellen van de jaarrekening conform de RJ-richtlijnen voor kleine B.V.’s
- Bewaking van termijnen voor vaststelling en deponering
- Begeleiding bij de aandeelhoudersvergadering en het vaststellingsproces
- Technische deponering bij de KvK namens jou als bestuurder
- Proactief meedenken over kostenbesparingen en fiscale aandachtspunten
Wil je weten hoe we dat aanpakken? Lees meer over FIT Administraties of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek. En werk je zelf bij een administratie- of accountantskantoor en wil je jaarrekeningen sneller en betrouwbaarder reviewen? Probeer AI Checks direct uit en zie in één oogopslag waar verbeterpunten zitten.
