Je koppelt een webshop aan Exact Online via een integratie-app of koppelsoftware die orders, klantgegevens en betalingen automatisch doorstuurt naar je boekhouding. De meeste populaire webshopplatformen hebben hiervoor kant-en-klare koppelingen beschikbaar, zodat je geen maatwerk nodig hebt. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het koppelen van een webshop aan Exact Online.
Welke webshopplatformen zijn compatibel met Exact Online?
De meest gebruikte webshopplatformen zijn compatibel met Exact Online via bestaande integraties. Denk aan WooCommerce, Shopify, Magento, Lightspeed, Wix eCommerce en PrestaShop. Voor al deze platformen zijn koppeloplossingen beschikbaar, zowel via de Exact Online App Store als via externe aanbieders zoals ChannelEngine, Webwinkelfacturen of Zapier.
De keuze voor een specifieke koppeling hangt af van jouw platform en de complexiteit van je webshop. Shopify en WooCommerce hebben de meeste kant-en-klare opties. Bij minder gangbare platformen kan maatwerk via de Exact Online API nodig zijn. Het is verstandig om eerst te checken welke koppelingen beschikbaar zijn in de Exact Online App Store voordat je een keuze maakt.
Hoe werkt een koppeling tussen een webshop en Exact Online technisch?
Een koppeling tussen een webshop en Exact Online werkt via een API-verbinding. De koppelsoftware haalt gegevens op uit jouw webshop en stuurt deze automatisch door naar Exact Online, waar ze worden verwerkt als boekingen, facturen of debiteuren. Dit gebeurt doorgaans in real time of met een vaste synchronisatiefrequentie.
Technisch gezien communiceert de koppeling via de REST API van Exact Online. De koppelsoftware fungeert als tussenschakel: die vertaalt de data uit jouw webshopplatform naar het formaat dat Exact Online begrijpt. Je hoeft zelf geen programmeerkennis te hebben om een standaardkoppeling in te stellen, maar je moet wel begrijpen hoe jouw administratieve inrichting eruitziet. Denk aan grootboekrekeningen, btw-codes en debiteurenbeheer.
Wat heb je nodig om de koppeling in te stellen?
Om een koppeling tussen jouw webshop en Exact Online in te stellen heb je minimaal een actief Exact Online-abonnement, beheerderstoegang tot jouw webshop en een koppeloplossing of integratie-app nodig. Daarnaast moet je administratie in Exact Online correct zijn ingericht voordat je begint.
Concreet heb je het volgende nodig:
- Exact Online-abonnement met de juiste module (vaak het Commerce- of Advanced-pakket)
- API-toegang in Exact Online, waarvoor je een applicatie registreert in het ontwikkelaarsportaal
- Koppelsoftware of een integratie-app, zoals Webwinkelfacturen, Channable of een platformspecifieke app
- Ingerichte administratie in Exact Online: correcte grootboekrekeningen, btw-codes en een debiteurenstructuur
- Beheerderstoegang tot zowel jouw webshop als Exact Online
Wij zien in de praktijk dat de technische installatie zelden het struikelblok is. De meeste problemen ontstaan doordat de administratie in Exact Online niet goed is ingericht vóór de koppeling actief wordt. Zorg dus dat je basisadministratie op orde is.
Welke gegevens worden automatisch gesynchroniseerd?
Via een koppeling tussen een webshop en Exact Online worden doorgaans orders, facturen, klantgegevens, betalingen en voorraadmutaties automatisch gesynchroniseerd. Welke gegevens precies worden doorgegeven, hangt af van de koppelsoftware en de instellingen die je kiest.
De meest voorkomende synchronisaties zijn:
- Verkooporders en facturen: elke bestelling in de webshop wordt automatisch een factuur in Exact Online
- Klantgegevens: nieuwe klanten worden aangemaakt als debiteuren
- Betalingsstatus: betaalde orders worden als voldaan gemarkeerd in de boekhouding
- Btw-splitsing: orders worden gesplitst naar het juiste btw-tarief (hoog, laag of nul procent)
- Voorraadbeheer: bij sommige koppelingen worden ook voorraadmutaties doorgegeven
Let op dat internationale orders extra aandacht vragen. Bij verkopen buiten Nederland gelden andere btw-regels, en niet alle koppeloplossingen verwerken dit automatisch correct. Controleer dit goed bij de inrichting.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het koppelen van een webshop?
De meest voorkomende fouten bij het koppelen van een webshop aan Exact Online zijn verkeerde btw-codes, dubbele debiteuren, onjuiste grootboekrekeningen en ontbrekende betalingskoppelingen. Deze fouten leiden tot een rommelige administratie die achteraf veel tijd kost om te corrigeren.
Specifieke valkuilen waar je op moet letten:
- Verkeerde btw-instelling: als de koppeling btw-tarieven niet correct doorgeeft, kloppen je btw-aangiftes niet
- Dubbele debiteuren: wanneer klanten meerdere keren worden aangemaakt omdat de koppeling geen bestaande records herkent
- Geen aansluiting op de bankrekening: betalingen worden wel geboekt, maar niet gekoppeld aan de juiste bankafschriften
- Onjuiste grootboekrekeningen: omzet wordt op de verkeerde rekening geboekt, wat je rapportages vertroebelt
- Geen testfase: direct live gaan zonder een testperiode met een paar orders is een veelgemaakte fout
Onze ervaring bij het automatiseren van administraties leert dat een goede voorbereiding en een testfase van twee tot vier weken de meeste problemen voorkomen.
Wanneer is het slim om een administratiekantoor in te schakelen?
Het is slim om een administratiekantoor in te schakelen wanneer je webshopkoppeling complexer is dan een standaardinstallatie, wanneer je btw-situatie internationaal is, of wanneer je merkt dat je administratie na de koppeling niet klopt. Een administratiekantoor helpt ook bij de initiële inrichting van Exact Online, zodat de koppeling meteen goed staat.
Praktisch gezien is professionele hulp nuttig in deze situaties:
- Je verkoopt aan klanten in meerdere EU-landen en hebt te maken met OSS-btw-regels
- Je werkt met meerdere webshops of verkoopkanalen die allemaal naar één administratie moeten stromen
- Je Exact Online-omgeving is nog niet ingericht en je wilt dit meteen goed doen
- Je hebt na de koppeling afwijkingen in je btw-aangifte of op je balans
- Je wilt de koppeling uitbreiden met automatische facturatie, voorraadbeheer of rapportages
Hoe helpt FIT Administraties bij jouw webshopkoppeling?
Wij helpen ondernemers bij het correct inrichten en koppelen van Exact Online, inclusief webshopintegraties. Wat we voor je kunnen doen:
- De administratie in Exact Online correct inrichten vóór de koppeling actief wordt
- Adviseren over de juiste koppelsoftware voor jouw webshopplatform
- Controleren of btw-codes, grootboekrekeningen en debiteureninstellingen kloppen
- Jouw lopende boekhouding overnemen, zodat jij je kunt focussen op je webshop
Wil je weten hoe wij jouw Exact Online-omgeving kunnen inrichten of optimaliseren? Neem contact op en we kijken samen wat de beste aanpak is voor jouw situatie.
