De drie grootste tijdvreters in Exact Online zijn handmatige factuurverwerking, bankafstemming en het achtervolgen van klanten voor ontbrekende documenten. Samen zorgen deze drie taken voor het grootste deel van de onnodige uren die boekhouders en ondernemers kwijt zijn aan hun administratie. Gelukkig zijn alle drie goed te versnellen met de juiste instellingen en koppelingen binnen Exact Online. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over tijdwinst in Exact Online.
Welke taken in Exact Online kosten boekhouders de meeste tijd?
De taken die boekhouders in Exact Online de meeste tijd kosten zijn factuurverwerking, bankafstemming en documentbeheer. Deze drie processen zijn in de meeste administratiekantoren grotendeels handmatig ingericht, terwijl Exact Online juist goede mogelijkheden biedt om ze te automatiseren. Wie hier niet actief op inspeelt, verliest dagelijks uren aan repetitief werk.
Bij FIT Administraties zien we dit patroon regelmatig bij nieuwe klanten. Facturen worden handmatig ingevoerd, bankafschriften worden regel voor regel verwerkt en medewerkers sturen wekelijks herinneringen naar klanten die bonnetjes of facturen niet op tijd aanleveren. Elk van deze taken lijkt op zichzelf beheersbaar, maar samen vreten ze een aanzienlijk deel van de beschikbare werktijd op.
Het goede nieuws is dat Exact Online voor elk van deze problemen een oplossing heeft, mits de software goed is ingericht. Hieronder gaan we per tijdvreter in op de oorzaak en de oplossing.
Hoe versnelt automatische factuurverwerking het boekhoudproces?
Automatische factuurverwerking versnelt het boekhoudproces doordat facturen direct worden ingelezen, herkend en geboekt zonder handmatige invoer. In Exact Online kan dit via koppelingen met platforms zoals Peppol of via e-mailadressen waarop leveranciers hun facturen direct insturen. De software herkent leveranciers, bedragen en grootboekrekeningen op basis van eerdere boekingen.
Peppol is een Europees netwerk waarmee bedrijven facturen digitaal uitwisselen in een gestandaardiseerd formaat. Als jouw leveranciers via Peppol factureren, komen hun facturen automatisch binnen in Exact Online, volledig ingevuld en klaar voor goedkeuring. Dit elimineert het handmatig overtypen van factuurgegevens volledig.
Voor leveranciers die nog geen Peppol gebruiken, biedt een koppeling met Smartbooqing uitkomst. Leveranciers en klanten sturen hun facturen naar een speciaal e-mailadres, waarna Smartbooqing de factuur automatisch uitleest en doorplaatst in Exact Online. Wij werken bij FIT Administraties met deze aanpak voor klanten die veel inkoopfacturen verwerken en zien dat het handmatige invoerwerk hiermee sterk afneemt.
Het resultaat is niet alleen tijdwinst, maar ook minder kans op typefouten. Een verkeerd bedrag of een foutief btw-percentage dat handmatig wordt ingevoerd, valt niet altijd direct op. Automatisch ingelezen facturen zijn consistent en controleerbaar.
Waarom kost bankafstemming in Exact Online zoveel tijd?
Bankafstemming in Exact Online kost veel tijd wanneer de koppeling met de bank niet actief is of wanneer transacties niet automatisch worden gematcht met openstaande posten. Zonder automatische bankkoppeling moeten medewerkers bankafschriften handmatig importeren en elke transactie apart verwerken. Dat is tijdrovend en foutgevoelig.
Exact Online biedt een directe bankkoppeling via de meeste Nederlandse banken. Zodra deze koppeling actief is, worden dagelijkse transacties automatisch ingeladen. Exact Online probeert elke transactie vervolgens te matchen met een openstaande factuur op basis van bedrag, referentie of naam. Bij een goede match hoef je alleen nog te bevestigen; bij een onbekende transactie maak je eenmalig een keuze die het systeem onthoudt voor de volgende keer.
De tijdwinst zit hem in twee dingen: minder handmatig importeren en slimmer matchen. Hoe meer transacties het systeem zelfstandig kan verwerken, hoe minder tijd een medewerker kwijt is aan de dagelijkse afstemming. Bij een goed ingerichte omgeving is bankafstemming geen dagelijkse klus meer, maar een snelle controle.
Hoe zorg je dat klanten documenten op tijd aanleveren?
Je zorgt dat klanten documenten op tijd aanleveren door het aanleveren zo eenvoudig mogelijk te maken en duidelijke verwachtingen te stellen. De meeste vertragingen ontstaan niet omdat klanten onwillig zijn, maar omdat het aanleveren omslachtig is of omdat ze niet weten wat er wanneer nodig is.
Praktische stappen die helpen:
- Geef klanten een vast e-mailadres of uploadlink waarop ze bonnetjes en facturen direct kunnen insturen, zonder dat ze hoeven in te loggen of een app te leren kennen.
- Stel automatische herinneringen in via Exact Online of een gekoppelde communicatietool, zodat klanten een signaal krijgen wanneer documenten ontbreken.
- Leg duidelijk uit wat je nodig hebt en waarom. Klanten die begrijpen dat een ontbrekende factuur de btw-aangifte vertraagt, zijn sneller gemotiveerd om op tijd aan te leveren.
- Gebruik een vaste aanlevertermijn per maand en communiceer die consequent. Structuur werkt beter dan ad-hocverzoeken.
Bij klanten die via Smartbooqing werken, zien we dat het aanleveren vanzelf soepeler gaat. Zij sturen facturen simpelweg door naar een e-mailadres en de rest verloopt automatisch. Dat verlaagt de drempel aanzienlijk.
Welke Exact Online-instellingen besparen direct de meeste tijd?
De Exact Online-instellingen die direct de meeste tijd besparen zijn de bankkoppeling, automatische factuurherkenning, terugkerende journaalposten en de inrichting van grootboekrekeningen met standaard btw-codes. Deze vier instellingen hebben het grootste effect op dagelijkse tijdwinst zonder dat ze veel technische kennis vereisen om in te richten.
Een overzicht van de belangrijkste instellingen:
- Bankkoppeling activeren: Verbind Exact Online direct met je zakelijke bankrekening voor automatisch inladen van transacties.
- Factuurherkenning instellen: Zorg dat leveranciers zijn aangemaakt met de juiste standaard grootboekrekening en btw-code, zodat herkenning bij terugkerende facturen automatisch goed gaat.
- Terugkerende journaalposten aanmaken: Vaste lasten zoals huur, verzekeringen of afschrijvingen hoef je niet elke maand opnieuw in te voeren als je ze als terugkerende post instelt.
- Peppol activeren: Vraag je leveranciers om via Peppol te factureren. Dit werkt het best voor bedrijven die regelmatig facturen ontvangen van dezelfde partijen.
- Rapportagesjablonen instellen: Maak vaste rapportages aan voor maandelijkse overzichten, zodat je niet elke keer opnieuw hoeft te filteren en exporteren.
De meeste van deze instellingen zijn eenmalig werk. Wie er de tijd in steekt om Exact Online goed in te richten, plukt daar maanden en jaren de vruchten van. Als je niet zeker weet hoe je dit aanpakt, kan een Exact Online-implementatie door een specialist je een hoop zoekwerk besparen.
Zo helpt FIT Administraties je verder met Exact Online
Wil je Exact Online efficiënter inrichten of ben je benieuwd welke automatiseringsmogelijkheden voor jouw situatie het meest opleveren? Wij helpen je graag verder. FIT Administraties heeft ruime ervaring met het implementeren en optimaliseren van Exact Online voor MKB-ondernemers.
Wat we voor je kunnen doen:
- De bankkoppeling en factuurherkenning correct instellen
- Koppelingen met Smartbooqing of Peppol inrichten
- Jouw administratie volledig overnemen, inclusief btw-aangiftes en rapportages
- Meedenken over waar je kosten kunt besparen in je financiële processen
Neem contact op via onze contactpagina of lees meer over onze dienstverlening. We denken graag met je mee, zonder dat je meteen ergens aan vast zit.
Gerelateerde artikelen
- Welke documenten heb je nodig voor het controleren van een jaarrekening?
- Wat is een solvabiliteitsratio en hoe lees je die in de jaarrekening?
- Hoe kies je de juiste AI-tool voor jaarrekeningcontrole?
- Wat zijn veelgemaakte fouten bij het opstellen van jaarrekeningen?
- Hoe controleer je de volledigheid van verplichtingen in een jaarrekening?
