Overstappen naar Exact Online kan zonder administratieve chaos, mits je de migratie goed voorbereidt. Het succes van de overstap hangt af van drie dingen: het juiste moment kiezen, je historische gegevens zorgvuldig meenemen en de inrichting van het systeem direct goed aanpakken. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over een Exact Online-migratie, zodat jij weet wat je kunt verwachten en hoe je veelgemaakte fouten voorkomt.
Wat is het beste moment om over te stappen naar Exact Online?
Het beste moment om over te stappen naar Exact Online is het begin van een nieuw boekjaar. Op dat moment start je met een schone lei: je hoeft geen lopende boekingen te splitsen, je historische data blijft overzichtelijk in het oude systeem en je begint direct met een correcte beginbalans in Exact Online. Voor de meeste ondernemers betekent dit een overstap per 1 januari.
Toch is een overstap midden in het jaar ook mogelijk. Dat vraagt wel meer voorbereiding, omdat je dan een tussentijdse balans moet opstellen en de openstaande posten zorgvuldig moet overnemen. Denk aan openstaande debiteuren, crediteuren en de beginbalans per overstapmoment. Zorg dat deze cijfers kloppen voordat je iets in Exact Online invoert.
Wat je in ieder geval wilt vermijden, is overstappen midden in een drukke periode, zoals vlak voor een btw-aangifte of tijdens de jaarafsluiting. Plan de migratie op een moment dat je voldoende tijd hebt om de inrichting rustig te controleren en eventuele fouten te corrigeren.
Welke gegevens moet je meenemen bij een migratie naar Exact Online?
Bij een migratie naar Exact Online neem je minimaal de volgende gegevens mee: de beginbalans per startdatum, de openstaande debiteuren en crediteuren, het rekeningschema, de stamgegevens van relaties (klanten en leveranciers) en de btw-instellingen. Zonder deze gegevens klopt je administratie in Exact Online vanaf dag één niet.
Afhankelijk van je situatie wil je ook historische transacties meenemen, zodat je in Exact Online kunt zoeken in oudere boekingen. Dat is niet altijd noodzakelijk, maar wel handig als je regelmatig terugkijkt naar eerdere periodes. In de praktijk kiezen veel ondernemers ervoor om historische data alleen als pdf-archief te bewaren en in Exact Online met een schone beginbalans te starten.
Let ook op de inrichting van je grootboekrekeningen. Een goed rekeningschema dat aansluit op jouw branche en rapportagebehoefte maakt het werken met Exact Online een stuk prettiger. Neem hier de tijd voor, want achteraf aanpassen is omslachtig.
Hoe lang duurt een overstap naar Exact Online gemiddeld?
Een overstap naar Exact Online duurt gemiddeld twee tot zes weken, afhankelijk van de complexiteit van je administratie en de kwaliteit van je bestaande data. Een eenmanszaak met een eenvoudige administratie kan soms binnen een week live gaan. Voor een bedrijf met meerdere administraties, koppelingen met andere systemen of een groot klantenbestand is meer tijd realistisch.
De voorbereiding neemt doorgaans de meeste tijd in beslag. Denk aan het opschonen van je relatiebestand, het opstellen van de beginbalans en het inrichten van het rekeningschema. De technische migratie zelf gaat daarna relatief snel.
Reken ook tijd in voor een testperiode. Controleer na de migratie of de beginbalans klopt, of de btw-instellingen correct zijn en of de koppelingen met andere tools goed werken. Die controle voorkomt problemen in de eerste weken na de overstap.
Wat zijn de meest voorkomende fouten bij een Exact Online-migratie?
De meest voorkomende fouten bij een Exact Online-migratie zijn een onjuiste beginbalans, verkeerde btw-instellingen, een slecht ingericht rekeningschema en het niet opschonen van het relatiebestand. Deze fouten lijken klein, maar werken door in elke aangifte en rapportage die je daarna maakt.
Wij zien in de praktijk dat de beginbalans de meeste problemen veroorzaakt. Als de balans niet aansluit op de cijfers uit het oude systeem, klopt je administratie structureel niet. Controleer de beginbalans altijd dubbel voordat je de eerste transacties boekt.
Andere valkuilen die regelmatig voorkomen:
- Btw-codes verkeerd instellen, waardoor aangiftes niet kloppen en je achteraf moet corrigeren
- Dubbele relaties in het relatiebestand, omdat het oude systeem niet is opgeschoond voor de migratie
- Koppelingen die niet werken, bijvoorbeeld met een webshop, salarisadministratie of factuurverwerking
- Te weinig testperiode, waardoor fouten pas na weken of maanden opvallen
Heb je een implementatiepartner nodig voor Exact Online?
Een implementatiepartner is niet verplicht, maar wel sterk aan te raden als je administratie enige complexiteit heeft. Exact Online is goed te gebruiken zonder externe hulp voor eenvoudige situaties, maar zodra je meerdere administraties beheert, koppelingen nodig hebt of een specifieke branche-inrichting wilt, betaalt een goede implementatiepartner zichzelf terug.
Een implementatiepartner helpt je met de inrichting van het rekeningschema, de btw-instellingen, de beginbalans en eventuele koppelingen met andere systemen. Dat scheelt niet alleen tijd, maar voorkomt ook de fouten die hierboven zijn beschreven.
FIT Administraties heeft ervaring met Exact Online-implementaties en helpt ondernemers bij het inrichten en automatiseren van hun administratie. We kijken daarbij niet alleen naar de technische inrichting, maar ook naar hoe je processen zo efficiënt mogelijk kunt inrichten. Meer weten over onze dienstverlening rondom Exact Online? Neem gerust contact op.
Hoe automatiseer je de factuurverwerking direct na de overstap?
Direct na de overstap naar Exact Online kun je de factuurverwerking automatiseren door gebruik te maken van een koppeling met een scanherkenningsdienst zoals Smartbooqing. Leveranciers sturen hun facturen per e-mail of via Peppol, waarna deze automatisch worden herkend, ingelezen en klaargezet voor boeking. Je hoeft facturen dan niet meer handmatig in te voeren.
Peppol is een Europees netwerk voor elektronisch factureren. Steeds meer leveranciers en overheidsinstanties versturen facturen via dit netwerk. Als jouw Exact Online-omgeving is aangesloten op Peppol, komen die facturen automatisch binnen zonder dat er iemand iets hoeft te doen.
Voor facturen die per e-mail binnenkomen, werkt scanherkenning op basis van AI. De software leest de factuur uit, herkent het bedrag, de leverancier en de btw en koppelt dit aan de juiste grootboekrekening. Bij FIT Administraties gebruiken we deze aanpak standaard voor onze klanten, zodat factuurverwerking geen handmatig werk meer is.
Klaar om jouw Exact Online-omgeving goed in te richten?
Een goede overstap naar Exact Online begint met de juiste voorbereiding en inrichting. Wij helpen je daarbij, van de beginbalans tot de automatisering van je factuurverwerking. Dit is wat we voor je kunnen doen:
- Inrichten van Exact Online, inclusief rekeningschema en btw-instellingen
- Migratie van je bestaande administratie naar Exact Online
- Koppelen van factuurverwerking via Peppol of e-mail met Smartbooqing
- Automatiseren van terugkerende processen zodat je minder handmatig werk hebt
- Doorlopende begeleiding en boekhouding na de overstap
Wil je weten wat wij voor jouw administratie kunnen betekenen? Bekijk onze diensten bij FIT Administraties of neem direct contact met ons op. We denken graag met je mee over de beste aanpak voor jouw situatie.
