Peppol-facturen verwerk je automatisch in Exact Online via een directe koppeling met het Peppol-netwerk, waarbij inkomende facturen automatisch worden ingelezen en klaargezet voor verwerking. Je hoeft facturen niet meer handmatig in te voeren of als PDF te downloaden en te uploaden. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe de koppeling werkt, welke facturen in aanmerking komen en wat Peppol concreet oplevert voor jouw administratie.
Wat is het Peppol-netwerk en hoe werkt het?
Peppol is een internationaal netwerk voor het uitwisselen van elektronische facturen en andere handelsdocumenten tussen bedrijven en overheden. Het netwerk werkt als een soort digitale snelweg: een factuur wordt verstuurd in een gestandaardiseerd formaat (UBL) en komt automatisch aan bij de ontvanger, zonder tussenkomst van e-mail of papier.
Elk bedrijf dat deelneemt aan Peppol heeft een uniek adres, het zogeheten Peppol-ID. Dit ID is in Nederland doorgaans gekoppeld aan het KvK-nummer of btw-nummer van de onderneming. Via dit adres kunnen andere deelnemers jou vinden en facturen naar je sturen, net zoals je een e-mailadres gebruikt om berichten te ontvangen.
Het verschil met gewone e-mailfacturen is dat Peppol werkt met gestructureerde data. Een Peppol-factuur is geen PDF die iemand moet lezen en overtypen, maar een gestandaardiseerd bestand dat boekhoudpakketten direct kunnen inlezen. Dat maakt automatische verwerking mogelijk zonder menselijke tussenkomst.
Hoe koppel je Peppol aan Exact Online?
Exact Online ondersteunt Peppol via een ingebouwde koppeling. Je activeert de Peppol-ontvangst rechtstreeks vanuit je Exact Online-omgeving, waarna inkomende facturen automatisch worden ingelezen in de module Inkoopfacturen. Je hebt hiervoor geen externe software nodig.
De activering gaat als volgt:
- Ga in Exact Online naar Instellingen en vervolgens naar de sectie voor elektronisch factureren of Peppol.
- Registreer je Peppol-ID, gebaseerd op je KvK-nummer of btw-nummer.
- Bevestig de registratie, waarna Exact Online je aanmeldt bij het Peppol-netwerk.
- Vanaf dat moment kunnen leveranciers die ook op Peppol zijn aangesloten, facturen rechtstreeks naar jouw Exact Online-omgeving sturen.
Bij FIT Administraties helpen we klanten regelmatig met het correct inrichten van deze koppeling als onderdeel van een bredere Exact Online-implementatie. Een veelgemaakte fout is dat het Peppol-ID niet overeenkomt met de gegevens bij de KvK, waardoor registratie mislukt. Controleer dit altijd vooraf.
Wat gebeurt er met een Peppol-factuur na ontvangst in Exact Online?
Zodra een Peppol-factuur binnenkomt in Exact Online, wordt deze automatisch ingelezen in de module Inkoopfacturen. De factuurgegevens zoals leverancier, factuurnummer, datum, bedrag en btw worden direct gevuld vanuit de gestructureerde data in het Peppol-bestand. Je hoeft niets over te typen.
Daarna zijn er twee routes:
- Automatische verwerking: Als je gebruikmaakt van een automatiseringsoplossing zoals Smartbooqing, kan de factuur volledig automatisch worden gematcht aan de juiste grootboekrekening en worden doorgeboekt zonder dat iemand er handmatig naar hoeft te kijken.
- Handmatige goedkeuring: Zonder verdere automatisering staat de factuur klaar in de wachtrij voor controle en goedkeuring door een medewerker. De gegevens zijn al ingevuld, maar je keurt de boeking zelf goed voordat deze definitief wordt verwerkt.
Wij zien in de praktijk dat de combinatie van Peppol met een slimme automatiseringslaag het meeste oplevert. Routinematige inkoopfacturen van vaste leveranciers kunnen dan volledig automatisch worden verwerkt, terwijl afwijkende facturen ter controle worden aangeboden.
Welke facturen kunnen via Peppol worden verstuurd en ontvangen?
Via Peppol kunnen facturen worden uitgewisseld tussen alle partijen die zijn aangesloten op het netwerk, zowel bedrijven onderling (B2B) als bedrijven richting overheidsinstanties (B2G). In Nederland is Peppol breed inzetbaar voor standaard inkoopfacturen, creditnota’s en orderbevestigingen.
Er zijn wel een aantal praktische beperkingen om rekening mee te houden:
- Beide partijen moeten aangesloten zijn: Peppol werkt alleen als zowel de verzender als de ontvanger een actief Peppol-ID heeft. Is een leverancier niet aangesloten, dan moet die nog steeds een PDF of papieren factuur sturen.
- Factuurformaat moet UBL zijn: Peppol gebruikt het UBL-formaat (Universal Business Language). Niet elk boekhoudpakket ondersteunt dit formaat bij het verzenden, al doet Exact Online dat wel.
- Geen bijlagen: Peppol-facturen bevatten gestructureerde data, maar zijn niet bedoeld voor het meesturen van uitgebreide bijlagen zoals specificaties of contracten.
Wat zijn de voordelen van Peppol-facturatie ten opzichte van PDF?
Het grootste voordeel van Peppol ten opzichte van PDF-facturen is dat de gegevens gestructureerd en machineleesbaar zijn. Een PDF moet worden uitgelezen, al dan niet via OCR-technologie, wat foutgevoelig is. Een Peppol-factuur wordt direct en foutloos ingelezen in je boekhoudsoftware.
Concreet levert Peppol het volgende op ten opzichte van PDF:
- Minder handmatig werk: Factuurgegevens worden automatisch ingevuld, zonder overtypen of corrigeren.
- Hogere nauwkeurigheid: Gestructureerde data bevat geen lees- of invoerfouten die bij OCR of handmatige invoer kunnen ontstaan.
- Snellere verwerking: Facturen komen direct aan in het boekhoudpakket, zonder vertraging via e-mail of post.
- Betere koppeling met automatisering: Omdat de data gestructureerd is, kunnen automatiseringsregels betrouwbaarder worden toegepast.
- Lagere kans op dubbele betalingen: Exact Online kan Peppol-facturen automatisch matchen aan inkooporders, wat dubbele verwerking voorkomt.
Wanneer is Peppol verplicht voor Nederlandse ondernemers?
Voor de meeste Nederlandse ondernemers is Peppol op dit moment nog niet verplicht. De uitzondering is facturatie aan de overheid: bedrijven die facturen sturen aan Nederlandse overheidsinstanties zijn al enige jaren verplicht om dit elektronisch te doen, en Peppol is daarvoor de gangbare standaard.
Voor B2B-facturatie geldt in Nederland in 2026 nog geen wettelijke verplichting voor Peppol of e-facturatie in het algemeen. Wel is er Europese regelgeving in ontwikkeling die e-facturatie op termijn breder verplicht kan stellen, ook voor zakelijke transacties. Het is verstandig om je hier tijdig op voor te bereiden, zeker als je regelmatig factureert aan grotere bedrijven of overheden die dit al vereisen.
Wil je weten of jouw klanten of leveranciers al op Peppol zijn aangesloten? Via de openbare Peppol-directory kun je opzoeken welke bedrijven al een Peppol-ID hebben geregistreerd.
Hoe helpt FIT Administraties bij Peppol en Exact Online?
Wil je Peppol correct inrichten in Exact Online en het maximale halen uit automatische factuurverwerking? Wij helpen je daarbij, van de eerste instelling tot een volledig geautomatiseerde factuurstroom.
Wat we voor je kunnen doen:
- Peppol activeren en correct registreren in Exact Online
- Automatiseringsregels instellen voor routinematige inkoopfacturen
- Koppeling inrichten met Smartbooqing voor verdere verwerking
- Jouw volledige boekhouding overnemen, inclusief factuurverwerking
Neem contact op via onze contactpagina en we kijken samen wat de beste aanpak is voor jouw situatie.
