Als starter richt je Exact Online correct in door eerst je bedrijfsgegevens en boekjaar goed te configureren, het juiste grootboekschema te kiezen en je btw-codes zorgvuldig in te stellen. Een goede inrichting aan het begin voorkomt veel correctiewerk later en legt de basis voor een betrouwbare administratie. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het inrichten van Exact Online als je net begint.
Welke basisinstellingen moet je als eerste configureren in Exact Online?
De eerste stap in Exact Online is het correct invullen van je bedrijfsgegevens, het instellen van je boekjaar en het kiezen van je rapportagevaluta. Doe je dit niet goed, dan loop je het risico dat je later je administratie opnieuw moet opbouwen of dat aangiftes onjuist worden gegenereerd.
Concreet gaat het om de volgende basisinstellingen:
- Bedrijfsgegevens: naam, adres, KvK-nummer en btw-nummer. Deze worden automatisch overgenomen op facturen en aangiftes.
- Boekjaar en startdatum: bepaal wanneer jouw boekjaar begint. Voor de meeste ondernemers is dat 1 januari, maar een gebroken boekjaar is ook mogelijk.
- Rapportagevaluta: standaard is dit euro. Werk je internationaal, dan kun je dit aanpassen.
- Gebruikers en rechten: stel in wie toegang heeft tot welke onderdelen van de administratie.
- Bankrekeningen: koppel je zakelijke bankrekening direct aan Exact Online voor automatische bankmutaties.
Bij FIT Administraties zien we dat starters deze stap soms te snel doorlopen. Een verkeerde startdatum of ontbrekend btw-nummer kan later voor problemen zorgen bij de btw-aangifte of de jaarafsluiting. Neem hier dus de tijd voor.
Hoe kies je het juiste grootboekschema in Exact Online?
Het grootboekschema bepaalt hoe je administratie is opgebouwd en welke categorieën je gebruikt voor inkomsten, uitgaven, activa en passiva. Exact Online biedt standaard grootboekschema’s aan die voor de meeste mkb-ondernemers een goede basis vormen.
Bij het aanmaken van een nieuwe administratie kun je kiezen uit vooraf ingestelde schema’s, zoals een schema voor een eenmanszaak, een B.V. of een specifieke branche. Kies het schema dat het dichtst aansluit bij jouw rechtsvorm en activiteiten. Aanpassen kan altijd, maar hoe minder je achteraf hoeft te wijzigen, hoe beter.
Let op de volgende punten bij het kiezen van je grootboekschema:
- Kies een schema dat aansluit op jouw rechtsvorm (eenmanszaak, B.V., V.O.F.).
- Controleer of de standaard grootboekrekeningen overeenkomen met jouw kostenstructuur.
- Voeg alleen extra rekeningen toe als dat echt nodig is. Een te uitgebreid schema maakt rapportages onoverzichtelijk.
- Houd rekening met de indeling die je accountant of administratiekantoor verwacht bij de jaarafsluiting.
Wij adviseren starters om het standaardschema van Exact Online als vertrekpunt te nemen en dit samen met een adviseur aan te passen op basis van de specifieke situatie. Dat scheelt later veel herstelwerk.
Hoe stel je btw-codes correct in voor jouw onderneming?
Btw-codes in Exact Online bepalen hoe omzetbelasting wordt berekend en gerapporteerd in je btw-aangifte. Onjuiste btw-codes leiden direct tot fouten in je aangifte, wat correcties en extra werk oplevert.
Exact Online heeft standaard btw-codes ingesteld voor de meest voorkomende situaties: het hoge tarief (21%), het lage tarief (9%) en vrijgestelde prestaties (0%). Voor de meeste starters zijn deze standaardcodes voldoende. Toch zijn er situaties waarbij je extra aandacht nodig hebt:
- Intracommunautaire leveringen en diensten: lever je aan btw-plichtige afnemers in andere EU-landen, dan gebruik je een specifieke code voor het nultarief met opgaaf ICP.
- Verlegde btw: bij bepaalde diensten of bij inkoop vanuit het buitenland wordt de btw verlegd naar de afnemer. Hiervoor zijn aparte codes nodig.
- Vrijgestelde omzet: denk aan zorgverleners, onderwijsinstellingen of bepaalde financiële diensten. Controleer of jouw activiteiten vrijgesteld zijn.
Controleer bij het inrichten altijd of de btw-codes in Exact Online overeenkomen met de rubrieken op de btw-aangifte. Een verkeerde koppeling zorgt ervoor dat bedragen in de verkeerde rubriek terechtkomen, wat pas opvalt bij de aangifte of een boekenonderzoek.
Wat is het verschil tussen een administratie en een entiteit in Exact Online?
In Exact Online is een entiteit de juridische of organisatorische eenheid, zoals een B.V. of een holding. Een administratie is de financiële boekhouding die aan die entiteit is gekoppeld. Eén entiteit kan meerdere administraties hebben, bijvoorbeeld een aparte administratie per jaar of per activiteit.
Voor de meeste starters met één onderneming is het onderscheid eenvoudig: je hebt één entiteit en één administratie. Maar zodra je groeit, meerdere B.V.’s opricht of een holdingstructuur opzet, wordt dit onderscheid relevant. Exact Online maakt het dan mogelijk om meerdere administraties te beheren onder één account, met geconsolideerde rapportages als dat nodig is.
Praktisch gezien betekent dit dat je bij het aanmaken van een nieuwe administratie altijd goed nadenkt over de structuur. Wil je later consolideren? Zorg dan dat de grootboekschema’s van de verschillende administraties op elkaar aansluiten. Dat maakt rapportages en de jaarafsluiting een stuk eenvoudiger.
Welke koppelingen en integraties zijn nuttig voor starters in Exact Online?
De meest nuttige koppelingen voor starters in Exact Online zijn een bankkoppeling, een facturatietool of webshopkoppeling en een tool voor automatische factuurverwerking. Deze drie integraties besparen direct tijd en verminderen handmatig invoerwerk.
Wij werken bij FIT Administraties veel met Exact Online-koppelingen die het administratieve proces sterk vereenvoudigen. Een paar integraties die wij starters aanraden:
- Bankkoppeling: importeer bankmutaties automatisch in Exact Online via een directe koppeling met je bank. Dit scheelt dagelijks handmatig werk.
- Smartbooqing: facturen van leveranciers worden automatisch herkend en ingeboekt. Klanten en leveranciers kunnen facturen eenvoudig aanleveren via Peppol of e-mail.
- Webshop of CRM: verkoop je online of werk je met een CRM-systeem, dan is een koppeling met Exact Online nuttig om orders en klantgegevens automatisch door te sturen.
- Urenregistratie: voor dienstverleners is een koppeling met een urenregistratietool handig om uren direct om te zetten in facturen.
Begin met de koppelingen die direct impact hebben op jouw dagelijkse werkzaamheden. Voeg complexere integraties pas toe als de basis goed staat.
Welke fouten maken starters het vaakst bij het inrichten van Exact Online?
De meest voorkomende fouten bij het inrichten van Exact Online zijn een verkeerde begindatum, onjuiste btw-codes, een te uitgebreid of juist te beperkt grootboekschema en het overslaan van de bankkoppeling. Deze fouten lijken klein, maar kosten later veel tijd om te corrigeren.
Op basis van onze ervaring bij FIT Administraties zien we de volgende fouten het vaakst terugkomen:
- Verkeerde openingsbalans: starters die overstappen van een ander systeem vergeten soms de openingssaldi correct in te voeren, waardoor de balans niet klopt.
- Btw-codes niet controleren: de standaardcodes worden overgenomen zonder te checken of ze passen bij de activiteiten van de onderneming.
- Te veel grootboekrekeningen aanmaken: meer rekeningen betekent niet meer inzicht. Een overzichtelijk schema werkt beter.
- Geen back-up van de inrichting: leg de keuzes die je maakt vast, zodat je later weet waarom bepaalde rekeningen of codes zijn ingesteld.
- Gebruikersrechten niet instellen: iedereen volledige toegang geven is een risico, zeker als je met medewerkers of externe partijen werkt.
Hulp nodig bij het inrichten van Exact Online?
Een goede inrichting van Exact Online is de basis voor een administratie die je echt iets oplevert. Wij helpen ondernemers bij het correct opzetten, automatiseren en optimaliseren van hun Exact Online-omgeving. Dat doen we op een praktische manier, zonder onnodige complexiteit.
Wat wij voor je kunnen doen:
- Inrichten van Exact Online passend bij jouw rechtsvorm en activiteiten
- Instellen van btw-codes, grootboekschema en openingsbalans
- Koppelen van je bank, factuurverwerking en andere relevante systemen
- Begeleiden bij de overstap vanuit een ander boekhoudpakket
Wil je weten hoe wij jouw administratie kunnen automatiseren? Neem contact op met FIT Administraties en we kijken samen wat de beste aanpak is voor jouw situatie.
