Je koppelt Smartbooqing aan Exact Online via de ingebouwde integratie in Smartbooqing, waarbij je eenmalig toestemming geeft aan Exact Online om de verbinding te activeren. Zodra de koppeling actief is, worden facturen automatisch doorgezet naar jouw Exact Online-administratie zonder handmatig werk. In dit artikel lopen we stap voor stap door de vereisten, de instellingen en de meest voorkomende problemen.
Wat heb je nodig voordat je de koppeling instelt?
Voordat je de koppeling tussen Smartbooqing en Exact Online activeert, heb je een actief account bij beide platformen nodig, plus de juiste rechten in Exact Online om koppelingen te autoriseren. Zonder beheerdersrechten in Exact Online kun je de verbinding niet voltooien.
Concreet heb je het volgende nodig:
- Een actief Smartbooqing-account met toegang tot de integratie-instellingen
- Een actieve Exact Online-omgeving met een administratie die al is ingericht
- Beheerdersrechten in Exact Online om de OAuth-autorisatie te kunnen uitvoeren
- De juiste grootboekrekeningen in Exact Online zodat facturen correct worden geboekt
Het is ook nuttig om vooraf te bepalen welke leveranciers of klanten via Smartbooqing facturen aanleveren, en of je gebruik wilt maken van Peppol, e-mail of beide kanalen. Dat bepaalt namelijk hoe je de inkomende factuurstroom inricht. Bij FIT Administraties regelen we dit voor onze klanten standaard bij de implementatie van Exact Online, zodat de koppeling direct goed staat.
Hoe werkt de koppeling tussen Smartbooqing en Exact Online?
Smartbooqing fungeert als een slim documentverwerkingsplatform dat inkomende facturen uitleest, interpreteert en doorstuurt naar Exact Online. De koppeling werkt via de officiële Exact Online API, wat betekent dat gegevens veilig en gestructureerd worden uitgewisseld zonder dat je handmatig hoeft te kopiëren of te plakken.
Het proces werkt globaal als volgt: een leverancier stuurt een factuur via Peppol of e-mail naar een specifiek adres dat aan jouw Smartbooqing-account is gekoppeld. Smartbooqing leest de factuurgegevens uit, zoals leverancier, bedrag, btw en factuurdatum, en maakt op basis daarvan een inkoopboeking aan in Exact Online. Jij hoeft alleen nog te controleren en goed te keuren.
Wat dit proces waardevol maakt, is de combinatie van automatische herkenning en de directe doorstroom naar je boekhouding. Facturen die binnenkomen via Peppol zijn gestructureerde XML-bestanden, waardoor de uitlezing bijzonder nauwkeurig is. Facturen via e-mail worden verwerkt met behulp van documentherkenning, wat iets meer aandacht vraagt bij de eerste instelling van leveranciers.
Hoe stel je de koppeling stap voor stap in?
De koppeling instellen doe je vanuit het Smartbooqing-platform in een paar stappen. Het gehele proces duurt in de meeste gevallen minder dan tien minuten, mits je de benodigde gegevens bij de hand hebt.
- Log in op Smartbooqing en ga naar de instellingen of integraties.
- Kies Exact Online als koppeling en klik op verbinden of autoriseren.
- Log in op Exact Online via het autorisatiescherm dat verschijnt en geef Smartbooqing toestemming om toegang te krijgen tot jouw administratie.
- Selecteer de juiste administratie als je meerdere administraties in Exact Online hebt.
- Stel de standaardgrootboekrekeningen in voor inkoopfacturen, btw en eventuele kostensoorten die Smartbooqing automatisch moet toewijzen.
- Test de koppeling door een testfactuur aan te bieden en te controleren of deze correct in Exact Online verschijnt.
Na activering is de koppeling actief en worden nieuwe facturen automatisch verwerkt. Wil je meer halen uit je automatisering van de administratie, dan loont het om ook de leverancierskaarten in Exact Online goed in te richten, zodat Smartbooqing facturen direct aan de juiste relatie koppelt.
Hoe stuur je facturen aan via Peppol of e-mail?
Zodra de koppeling actief is, kunnen leveranciers facturen aanleveren via twee kanalen: Peppol of een specifiek e-mailadres dat aan jouw Smartbooqing-account is gekoppeld. Welk kanaal je gebruikt, hangt af van wat jouw leverancier ondersteunt.
Facturen via Peppol
Peppol is een Europees netwerk voor het uitwisselen van elektronische facturen. Als jouw leverancier ook op Peppol is aangesloten, kunnen facturen volledig geautomatiseerd en gestructureerd worden aangeleverd. Je deelt jouw Peppol-ID met de leverancier, en facturen komen direct in Smartbooqing terecht. Dit is de meest betrouwbare methode omdat de factuurgegevens als gestructureerde data worden aangeleverd, zonder afhankelijkheid van documentherkenning.
Facturen via e-mail
Leveranciers die nog geen Peppol gebruiken, kunnen facturen sturen naar een uniek e-mailadres dat Smartbooqing aan jouw account koppelt. Smartbooqing leest de bijlage uit, herkent de factuurgegevens en stuurt deze door naar Exact Online. Je kunt dit e-mailadres delen met leveranciers als alternatief voor hun huidige factuurstroom. Let er wel op dat je bij de eerste factuur van een nieuwe leverancier even controleert of de herkenning correct is verlopen.
Wat doe je als de koppeling niet werkt?
Als de koppeling tussen Smartbooqing en Exact Online niet werkt, ligt het probleem in de meeste gevallen bij verlopen autorisatie, onjuiste rechten in Exact Online of een mismatch in de administratie-instellingen. Het opnieuw autoriseren van de verbinding lost dit vaak direct op.
Controleer bij problemen de volgende punten:
- Verlopen token: De autorisatie tussen Smartbooqing en Exact Online kan verlopen. Ga naar de integratie-instellingen in Smartbooqing en autoriseer de verbinding opnieuw.
- Verkeerde administratie geselecteerd: Als je meerdere administraties in Exact Online hebt, controleer dan of Smartbooqing verbonden is met de juiste omgeving.
- Ontbrekende grootboekrekeningen: Als facturen niet geboekt worden, kan het zijn dat de ingestelde grootboekrekening niet bestaat in Exact Online. Controleer de mapping in de instellingen.
- Rechten in Exact Online: Zorg dat het account waarmee je hebt geautoriseerd voldoende rechten heeft voor het aanmaken van inkoopboekingen.
- Factuur niet herkend: Bij e-mailfacturen kan het voorkomen dat een bijlage niet wordt herkend. Controleer of het bestand een PDF is en of de kwaliteit voldoende is voor documentherkenning.
Kom je er niet uit, dan is de ondersteuning van Smartbooqing of een partij met Exact Online-expertise de snelste route. Wij helpen onze klanten bij dit soort technische vraagstukken als onderdeel van onze dienstverlening.
Wil je meer halen uit Exact Online en Smartbooqing?
Een werkende koppeling is een goede start, maar er valt vaak nog meer te automatiseren. FIT Administraties helpt ondernemers bij het volledig inrichten en optimaliseren van hun administratieve processen, van de eerste Exact Online-implementatie tot een volledig geautomatiseerde factuurstroom.
- Inrichten van Exact Online afgestemd op jouw branche en bedrijfsstructuur
- Koppelen van Smartbooqing, Peppol en andere tools aan Exact Online
- Automatiseren van terugkerende boekhoudtaken zodat jij je kunt focussen op ondernemen
- Periodieke rapportages en btw-aangiftes die aansluiten op jouw administratie
Wil je weten wat er bij jou nog te automatiseren valt? Neem contact op via onze contactpagina en we kijken graag met je mee.
Gerelateerde artikelen
- Hoe overstappen naar Exact Online zonder administratieve chaos?
- Kan je jaarrekening als onderbouwing dienen bij een subsidie?
- 7 fouten in je jaarrekening die AI direct vindt
- Wat zijn de juridische gevolgen van een foutieve jaarrekening?
- Welke controles zijn verplicht bij het reviewen van jaarrekeningen?
