Exact Online tips
Exact Online tips
Mijn naam is Tim en ik vertel je graag tips over Exact Online die naar mijn inziens essentieel zijn om een administratie te voeren van een hoge kwaliteit.
Boekhouding zelf doen of uitbesteden?
Kom direct in contact.
Exact Online tips
Elke week deel ik een tip over Exact Online. Wees je er van bewust dat het ook voor andere administratiesoftware van toepassing is. Of je nu zelf de administratie verwerkt of je administratiekantoor, de tips zijn voor iedereen nuttig.
In totaal zijn het 7 tips, waarvan wij van mening zijn dat ze essentieel zijn en die wij standaard voor al onze (nieuwe) klanten uitvoeren.
Onze visie is dan ook om administraties zo veel mogelijk te automatiseren om het jou en onszelf gemakkelijk te maken.
Bij FIT zijn we in het bezit van alle certificaten van de verschillende modules van Exact. Bekijk ook onze implementatiepagina voor meer informatie over Exact Online.
Je kunt alvast het complete e-book ontvangen via de mail met alle uitgebreide tips.
1. Bankkoppeling
Onze eerste tip heeft betrekking op bankkoppelingen en betalingen. Een bankkoppeling maak je tussen bank en administratie software en in dit geval is dat Exact Online. Transacties worden dagelijks van de dag ervoor opgehaald en indien de software de factuur automatisch kan koppelen, koppelt hij deze.
FIT verwerkt facturen die uiteindelijk in Exact Online komen te staan. Wij zorgen dat de betaalgegevens direct goed staan, waardoor jij eenvoudig (batch) betalingen kunt doen vanuit de software in plaats van handmatig de gegevens over te typen.
Scan en herken is essentieel als het gaat om efficiëntie. Facturen stuur je naar een aangewezen mailadres en vervolgens herkent een robot de gegevens op de factuur als relatienaam, factuurnummer en IBAN. Facturen komen volledig in de administratie met juiste gegevens en PDF document én je bespaart tijd!
De kosten die scan en herken met zich meebrengt wegen lang niet op tegen handmatig inboeken van facturen. Uiteindelijk kost het handmatig overtypen van de gegevens van de factuur meer tijd en dus meer geld. Scan en herken in combinatie met de bankkoppeling levert veel automatische matching op en bespaart jou veel tijd.
2. Scan en herken
3. Factureren
Verkoopfacturen kunnen op verschillende manieren aangemaakt en naar je klant verstuurd worden. Een mogelijkheid om dit te doen is het opmaken in Word, het omzetten in een PDF en vervolgens de PDF versturen via de mail.
Onze tip is om je verkoopfacturen in de administratiesoftware zelf op te maken en te versturen. Met de vooraf gedefinieerde instellingen lopen je factuurnummers automatisch op, voldoe je aan alle factuurvereisten, heb je inzicht in de openstaande facturen en verstuur je de facturen met een iDeal betaallink. De betaallink zorgt voor een verkort betalingstermijn.
Vakjargon als vierde tip is wellicht niet het meest handige, maar transitorisch boeken helpt je om kosten en omzet toe te wijzen aan de juiste periode. Een inkoopboeking of verkoopboeking kan bijvoorbeeld een factuurdatum in september hebben, terwijl de kosten of omzet betrekking hebben op augustus.
Als je op factuurdatum boekt, dan komen de kosten/omzet in september terecht, terwijl je voor rapportagedoeleinden de bedragen in augustus wilt hebben.
4. Transitorisch boeken
5. BTW aangifte
Als de voorgaande tips allemaal goed zijn ingericht, is de BTW aangifte een kwestie van controleren en indienen. Door de directe koppeling met de Belastingdienst kan de BTW aangifte vanuit de administratiesoftware worden ingediend.
Door een goede inrichting van BTW codes en consequent te boeken, is de aangifte een fluitje van een cent. Na indienen komt de betaling van de aangifte direct beschikbaar in de administratiesoftware.
Met een juiste inrichting van de activamodule van Exact Online activeer je makkelijk investeringen in bedrijfsmiddelen en schrijf je deze maandelijks eenvoudig, geautomatiseerd af. Het betreffende inkoopdocument hangt altijd achter het activum.
Bovenstaand klikt mooi, maar wij zien nog vaak genoeg bij nieuwe klanten dat de activamodule in een Excel is bijgehouden, wat erg tijdrovend en foutgevoelig is.
6. Activamodule
7. Referentie Grootboek Schema
De laatste tip gaat over RGS. Klinkt als vakjargon, maar het is niet meer dan een brugstaat tot een uniform rapportagemodel geïnitieerd vanuit de overheid.
Vanuit ons hoofdtemplate richten wij al standaard onze administraties in met de laatste beschikbare versie van RGS. In Exact Online is dit 3.2. Door de koppeling met het softwarepakket van de jaarrekening en fiscale aangiftes, kunnen wij efficiënt de cijfers van de administratie omzetten naar de standaard rapportage.
Overtuigd?
Heb je na het lezen van deze tips het idee dat jouw administratie efficiënter kan? Durf het aan boekhouder te vragen! Met de uitkomst van het gesprek heb je altijd zelf nog de keuze om verder te gaan kijken.
Bij ons ben je altijd welkom om vrijblijvend langs te komen om je administratie onder de loop te nemen.
De administratie staat centraal als het gaat om financiële rapportages en wettelijke verplichtingen. Hieruit volgen ook adviezen die wij onze klanten (ongevraagd) geven. Derhalve is het belangrijk en efficiënt als vooraf de administratie goed is ingericht en vervolgens ook goed wordt bijgehouden. Door te werken met zoveel mogelijk functies van Exact Online benut je optimaal de kansen. Indien een functie niet bij Exact beschikbaar is of als een andere partij de functie zelfs beter aanbiedt, haken wij deze partij aan. Wij kiezen bewust voor de strategie Best Of Breed.
Een goede samenwerking is de basis
Vraag hier het e-book met tips op
Disclaimer; door de Exact Online tips aan te vragen ga je akkoord met dat een medewerker van je contact op kan nemen via de mail of telefonisch.
